Der SmartTools Projektplan ist eine flexible Kalendervorlage mit vielen denkbaren Anwendungen von der Planung von Projekten, über die Erfassung von Arbeitsstunden bis hin zur Verwaltung von Geräten oder Räumen. Die grundsätzliche Funktionsweise:

1. Geben Sie zunächst das gewünschte Startdatum Ihrer Planung in die dafür vorgesehene Zelle ein. Die Vorlage wird daraufhin automatisch mit einem Raster für die nächsten 8 Monate gefüllt. Das Planungsraster ist nach Wochen aufgeteilt; die Wochenenden werden farbig hervorgehoben.
    
2. Erfassen Sie in der ersten Spalte der Tabelle die Vorgänge zu Ihrem Projekt.
    
3. Sie können nun zu jedem Vorgang beispielsweise die Tage markieren, die für die Bearbeitung benötigt werden, indem Sie an den entsprechenden Stellen in dem Raster die Zahl "1" eintragen. Die ausgefüllten Zellen werden automatisch farbig hinterlegt, so dass der zeitliche Ablauf leicht verfolgt werden kann.
    
4. Besonders interessant ist die Tatsache, dass Sie anstelle der Zahl "1" auch beliebige andere Werte eingeben können, um beispielsweise die Anzahl der eingesetzten Personen, die Bearbeitungszeit in Stunden oder ähnliches zu erfassen. Der Projektplan summiert voll automatisch alle Werte in jeder Zeile (zum Beispiel Vorgänge, Mitarbeiter, Geräte usw.) sowie in jeder Spalte (=Gesamtsumme für jeden Tag).